21 dez, 2020

Por Beth Accurso

Gerenciando equipes remotas e aumentando a colaboração entre funcionários

Como gerenciar equipes remotas?

Para gerenciar equipes remotas de maneira efetiva você precisará das ferramentas certas, de uma atitude engajada e comprometida, junto a alguns princípios fundamentais. Vejamos os principais pontos a seguir:

1. Incentive a transparência

Uma comunicação transparente é o primeiro passo para que você consiga gerenciar equipes, tanto em um local físico quanto remotamente. Porém, quando os funcionários então em lugares diferentes e distantes, isso se torna uma tarefa um pouco mais complicada. Como líder, o seu time irá se espelhar em você. Então, tenha certeza de se comunicar de forma aberta para que seus colaboradores façam o mesmo.

Uma medida muito importante para que isso seja garantido é reforçar sua humanidade e presença: mostrar o rosto por meio de videoconferências contribuirá para torná-lo mais presente e transparente. Pesquisas mostram que a maioria dos colaboradores se sentem mais conectados quando o vídeo está disponível (falaremos mais sobre isso adiante).

Ainda que estejam em lugares remotos, para que o gerenciamento seja eficiente, sua equipe deve ser informada de tudo o que está acontecendo na empresa. A distância não pode impedir que se sintam parte da organização. Além disso, é importante que você:

• Faça com que os papéis e as responsabilidades de todos estejam sempre claros;
• Não hesite em discutir preocupações e expectativas com frequência. Além disso, as metas devem sempre estar bem definidas;
• Acompanhe atentamente os projetos e o desempenho da sua equipe por meio de ferramentas de gerenciamento de trabalho;
• Ainda que trabalhem em casa, funcionários devem seguir horas de trabalho, bem como feriados. O calendário deve estar bem planejado e definido;
• Nessa situação reuniões são ainda mais importantes, então tenha certeza de que todos compareçam, através, é claro, de uma conferência em vídeo.

Todos esses pontos contribuem para um trabalho em equipe mais transparente e produtivo. É importante prezar a honestidade e transparência no trabalho para que o time esteja em sincronia contínua!

Além disso, deixe claro que a equipe sempre poderá (e deverá) fazer perguntas. A comunicação não pode ser, em hipótese alguma, unilateral.

2. Pratique a comunicação constantemente

Sem ferramentas como as de audioconferência, videoconferência ou chat em grupo que tornem possível uma comunicação contínua, as equipes remotas nunca teriam ganhado tamanha popularidade. Para que uma equipe seja de fato uma equipe, eles precisam se comunicar.

Gerenciar uma equipe remota com eficiência demanda o uso de tais ferramentas, cujo o papel essencial é possibilitar a colaboração entre o time e, consequentemente, permitir que façam um bom trabalho.

Posto isso, cabe a você determinar quais dessas ferramentas serão adotadas. Para conversas diárias o uso de mensagens instantâneas e conversas em grupo são o ideal. Já para as reuniões, é importante que se faça uso de ferramentas de videoconferência, ou mesmo audioconferência, dependendo do seu grau de importância.

É importante apontar que o contanto que você estabelece com a sua equipe não precisam ser para se tratar de negócios exclusivamente. Gerencie sua equipe de modo a criar um vínculo mais pessoal. Dessa forma, a colaboração é estimulada e a eficiência das estratégias aumenta.

3. Use as ferramentas certas para manter as equipes organizadas

Para que você possa gerenciar uma equipe remota, você precisa de organização. Estruturar bem cada funcionário e cada função dentro de um todo leva ao aumento de produtividade e da eficácia. Considerando que você não poderá estar por perto, precisará de ferramentas que ajudem a manter essa organização de maneira eficiente.

Para que você gerencie melhor sua equipe e a mantenha organizada, considere:

• Ferramentas de compartilhamento de arquivos para que todos tenham acesso às mesmas informações;
• Ferramentas de videoconferência, audioconferência e mensagens instantâneas para um time colaborativo e que mantêm a comunicação constante;
• Calendário e ferramentas de agendamento para deixar prazos, datas e reuniões bem estabelecidos;
• Gerenciamento de projetos e software de acompanhamento para que haja controle sobre o tempo gasto em cada tarefa;
• Ferramentas de armazenamento e backup automático.

Ainda que seja importante garantir a independência das equipes remotas, é muito útil contar com a ajuda de ferramentas que as mantenham no caminho certo.

4. Incentivar relacionamentos saudáveis entre os funcionários

Ainda que já tenhamos mencionado esse fator anteriormente, é importante reforçá-lo. Um dos problemas mais perceptíveis quando se trata de ter equipes remotas na sua empresa é que dificilmente esses funcionários sentirão qualquer conexão emocional uns com os outros. Quanto maior for a sensação de conexão, entretanto, mais a equipe parecerá com uma equipe de fato. Isso é fundamental porque, para que um projeto seja executado, é necessário a contribuição de diversos membros. Se esses membros não se entendem bem, o resultado final é inevitavelmente prejudicado.

Por isso, insistimos nesse ponto: como um bom gerente para a sua equipe você deve dedicar tempo e investimento suficiente para que o relacionamento entre os seus colaboradores seja saudável.

Um estudo indicou que, para uma equipe apresentar um desempenho alto, o componente essencial é a capacidade de ter empatia, colocar-se no lugar do colega e estar atento a como ele se sente e do que precisa. Já que em um time o trabalho é feito em conjunto, isso é fundamental.

Então, sempre procure por oportunidades para tornar a sua equipe mais unida. Uma medida simples é criar um grupo de bate-papo onde se discutam interesses além dos do trabalho.

Gostou do artigo? Você pode conferir ainda mais dicas desse tipo na minha coluna aqui no nosso blog! Não deixe de conferir. Quanto mais informação você tiver mais preparado estará para gerenciar sua equipe da melhor maneira possível.

Fonte: Mythe