Dicas para uma boa videoconferência. Acompanhe.
Preparação
Certifique-se previamente de que todos os equipamentos estão conectados adequadamente e com bateria suficiente para durar por toda a conferência. Faça todos os ajustes e testes necessários previamente. Os minutos iniciais de uma videoconferência não devem ser gastos com testes de imagem, voz e tela.
Conforto
Seus requisitos mínimos de conforto devem ser checados e supridos antes do início da conferência. Assim, deixe café e água à mão e assuma uma postura satisfatória. Esses cuidados são válidos porque você deve evitar a máximo sair de cena durante uma reunião ou interrompê-la para resolver esse tipo de coisa.
Boas maneiras
Como uma videoconferência é uma forma diferente de interação, conta com algumas regras de convivência que tornam seu andamento mais harmonioso para todos os envolvidos.
Não estamos falando em seguir normas rígidas, que vieram de algum livro empoeirado, como os manuais de etiqueta de antigamente, mas de ter bom senso e preocupação com a experiência das outras pessoas. Confira:
- ao liderar uma chamada, aguarde todos entrarem na conferência em silêncio. Quando todos estiverem presentes, inicie a reunião se apresentando e expondo o assunto;
- ao participar de uma chamada, mantenha-se em silêncio durante a exposição de outras pessoas;
- seja objetivo ao expor suas ideias. Para tanto, é importante uma boa preparação e conhecimento sobre o assunto;
- tenha cuidado com ruídos externos.
Os erros que não podem acontecer durante a conferência
Com microfones bastante sensíveis, uma transmissão em vídeo acaba captando tudo o que ocorre na sala de conferência. Assim, vale a pena tomar alguns cuidados, como não comer e beber nem mascar chicletes durante uma videoconferência. Se precisar de um gole de água, deixe o microfone mudo nesse momento.
Também é bom tomar cuidado com o tom de voz. Caso você se exalte, por qualquer motivo, e expressar isso com um grito, vai causar um grande desconforto entre os participantes. Então, procure controlar esses impulsos. Seguindo essas orientações, certamente você deve conseguir reuniões mais produtivas e com mais engajamento dos presentes.
O que mais pode ser feito com a estrutura de uma conference call?
Sem dúvida, conference calls são muito úteis para qualquer empresa. Já mencionamos aqui vários atributos que confirmam essa afirmação. O melhor é que a estrutura de videochamadas pode ainda ser usada em outros contextos, para realizar treinamentos corporativos, webinars e streaming, por exemplo.
Assim, seus treinamentos corporativos podem contar agora com aulas ministradas a distância, sem que seja necessário deslocamento dos instrutores para todas as filiais. Streaming e webinars podem ser promovidos facilmente para que você promova seus produtos e serviços, com links em suas redes sociais.
Um sistema de conference call deve ser encarado como uma das ferramentas de colaboração mais importantes dentro da empresa, por promover a interação e o trabalho em equipe, mesmo que a distância.
Fonte: https://blog.wittel.com/conference-call/