Em tempos de home office a conference call já é uma realidade para empresas dos mais variados portes, por significar uma opção eficaz às reuniões presenciais, permitindo que conferências aconteçam sem que haja deslocamento dos envolvidos. Trata-se de uma solução que só traz benefícios por otimizar a comunicação da empresa com seus funcionários e com parceiros externos, sejam eles clientes ou fornecedores. Contar com a possibilidade de ter uma conferência em tempo real com parceiros dos locais mais variados e usando apenas seu smartphone pode ser um diferencial competitivo para sua companhia.
Para que você saiba mais sobre o assunto, selecionamos e adaptamos este artigo para que você possa entender como é fundamental essa ferramenta nesse momento para a sua empresa, seus principais benefícios, as melhores práticas e, o mais importante, vai saber como implementá-la com sucesso. Boa leitura!
Conference call é um nome geral pelo qual são conhecidas todas as chamadas — via telefone ou internet — das quais participam três pessoas ou mais. Entre as possibilidades de conferências, temos a audioconferência, a teleconferência e a videoconferência.
Audioconferência: ocorre por áudio e pode usar linha telefônica, VoIP ou internet. Trata-se de uma ótima opção para reuniões a distância nos casos de uma das partes não contar com uma internet veloz.
Como fazer uma boa reunião virtual?
Não adianta contar com toda essa tecnologia e com um ambiente inteiramente adaptado para teleconferências se as reuniões não forem bem planejadas e conduzidas. Além de algumas orientações gerais, que servem para qualquer reunião, virtual ou não, existem outras que se aplicam especificamente a videoconferências. Vamos a elas.
Orientações gerais
Embora estas dicas não sejam uma novidade, é bom lembrar que são boas práticas que devem ser observadas também para reuniões virtuais.
Agendamento
Procure sempre agendar previamente a reunião com todos os participantes. A antecedência mínima depende do número de participantes e do assunto a ser tratado. Assim, quanto mais pessoas tomarem parte na conferência, maior deve ser o prazo dado a você para que elas se organizem antes da data marcada.
Duração
Determine a duração da reunião, pois isso permite que todos os convidados reservem esse tempo na agenda. Além disso, você vai conseguir mais objetividade nas discussões, caso haja um período definido para o encontro.
Pauta
Ao convidar os participantes da reunião, divulgue para eles a pauta preliminar, a fim de que todos possam se preparar de forma adequada para a conferência. Depois que todos confirmarem a presença, faça-os conhecerem a pauta definitiva, que considerou as sugestões deles.
É fundamental que, durante a reunião, essa pauta seja seguida e, caso surjam assuntos que não estejam nela, mas que sejam relevantes, siga com o que foi programado e tome nota. Esse assunto pode ser discutido no final da reunião, caso haja tempo, ou pode ser agendada nova data para tratar dele.
Registro
Toda reunião pede que alguém faça a sua secretaria, isto é, faça todos os registros importantes, os quais, dependendo do grau de formalidade do encontro, acabam gerando a ata.
Em uma videoconferência, como há a possibilidade de o organizador gravar todo o evento e adquirir a transcrição, esse trabalho é facilitado, podendo, inclusive, prescindir de uma pessoa presente exclusivamente para fazer registros.
E você, como está sendo a sua experiência com conference call? Conta para gente o que mais você gostaria de saber sobre o assunto.
No próximo post falaremos sobre outras orientações para uma conference call.
Fontes: Blog Wittel e Harvard Business Review – artigos abril/maio 2020